POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, la empresa VMC
MANAGER S.A.S. establece la Política General y Especiales aplicables para el Tratamiento y Protección de Datos
Personales en la organización.
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
NOMBRE DE LA EMPRESA: VMC MANAGER S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT. 900.585.082-9, se
constituye como una empresa colombiana, cuyo objeto social es de carácter comercial, DIRECCIÓN DE
NOTIFICACIÓN: Carrera 80 # 46-48 Medellín, Antioquía, CORREO DE CONTACTO:
gerencia@vmediacompany.com, MOVÍL: (+57) 319 738-6433
2. OBJETIVO
La presente Política establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales al
interior de VMC MANAGER S.A.S., permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre responsable y
titulares con relación al tratamiento de su información; Informar a los Titulares de las finalidades y transferencias a
que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.
3. ALCANCE
Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales será aplicada a todas las bases de datos y/o archivos
que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de la VMC MANAGER S.A.S., como
responsable del tratamiento de datos personales.
4. DEFINICIONES
Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido
sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales
determinadas o determinables.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección,
almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos
personales.
Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que
es puesto a disposición del Titular con el fin de informar sobre el tratamiento de sus datos personales.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento
Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,
decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,
realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
5. PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES
En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas
Data es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que
la desarrollen.
b) Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución
y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
c) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e
informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización,
o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos,
fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del
responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones,
información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la
naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el
tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la
ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios
de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un
conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o Encargado
del tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data, se deberá manejar con las medidas técnicas,
humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales
que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive
después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo
realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las
actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
6. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los Titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la ley:
i. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable del tratamiento o Encargados del
tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya
sido autorizado;
ii. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se
exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley;
iii. Ser informado por el responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto
del uso que les ha dado a sus datos personales;
iv. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley
y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
v. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los
principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando
la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o
Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
vi. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el tratamiento
de datos de carácter personal VMC MANAGER S.A.S., recolectará la autorización previa e informada del Titular, la
cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
7.1. Eventos en los cuales no es necesaria la autorización
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por
orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
8. DEBERES DE VMC MANAGER S.A.S., COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
VMC MANAGER S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por
el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud
de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las
novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas
necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté
previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
i) Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad
de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la
ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por
parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad
y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Este acuerdo solo podrá ser modificado o darse por terminado con el consentimiento expreso y por escrito de VMC
MANAGER S.A.S.